Pengendalian Sistem

Pengendalian Sistem

 

 

Teknik Pengendalian

Sistem informasi yang baik adalah sistem informasi yang dapat memberikan hasil sebagaimana yang diharapkan oleh perancang dan pemiliknya. Sistem informasi yang baik tidak dapat muncul dengan sendirinya, melainkan harus dirancang dan dikembangkan dengan baik. Cara merancang dan mengembangkan sistem yang baik harus dimulai dari perencanaan yang matang,  perancangan dengan baik, dan implementasi sistem dengan memperhatikan berbagai factor yang menyebabkan sukses dan gagalnya sistem.

Sistem informasi dalam setiap perusahaan bisa saling berbeda dan ada yang sederhana, ada juga yang rumit. Masing-masing sistem dapat dimiliki perusahaan dengan berbagai cara.

Di dunia saat ini, makin banyak perusahaan yang bergantung pada teknologi informasi (TI) untuk memproses informasi bisnisnya secara elektronis. Organisasi menggunakan TI untuk menjalankan bisnisnya, produksinya, dan melaksanakan pelayanannya. Perusahaan tidak dapat lagi membangun penghalang di sekeliling sistem informasinya serta mengunci semua orang di luar. Sebaliknya, mereka harus berbagi informasi dan menggunakan TI untuk menghubungkan sistem informasinya dengan pihak-pihak yang sering berinteraksi denganmereka, yaitu: pelanggan, vendor, pegawai, mitra bisnis, pemegang saham, dan lembaga pemerintah. Peningkatan hubungan ini membuat sistem informasi lebih rentan terhadap masalah.

Mencapai keamanan dan pengendalian yang memadai atas sumber daya informasi organisasi, harus menjadi prioritas pihak manajemen puncak. Oleh karena sistem informasi berkembang,begitu pula dengan sistem pengendalian internal. Ketika bisnis bergeser dari sistem manualke sistem komputer utama, pengendalian baru harus dikembangkan untuk menurunkan atau mengendalikan risiko yang dibawa oleh sistem informasi berdasarkan komputer yang baruini. Oleh karena adanya pergeseran ke lingkungan e-commerce berdasarkan Internet, pengendalian baru perlu dikembangkan untuk mengendalikan munculnya risiko-risiko baru. Untungnya, perkembangan dalam sistem informasi dan dalam TI juga memberikan kesempatan bagi organisasi untuk meningkatkan pengendalian internalnya.

Ada 4 prinsip secara umum untuk menetapkan apakah suatu sistem andal atau tidak, yaitu:

1.     Ketersediaan (availability). Sistem tersebut tersedia untuk dioperasikan dan digunakan dengan mencantumkannya pada pernyataan atau perjanjian tingkat pelayanan.

2.     Keamanan (security). Sistem dilindungi dari akses fisik maupun logis yang tidak memiliki otorisasi. Hal ini akan membantu mencegah: a) penggunaan yang tidak sesuai, pemutarbalikan, penghancuran atau pengungkapan informasi dan software, serta, b) pencurian sumber daya sistem.

3.     Dapat dipelihara (maintainability). Sistem dapat diubah apabila diperlukan tanpa mempengaruhi ketersediaan, keamanan, dan integritas sistem. Hanya perubahan dokumen yang memiliki otorisasi dan teruji sajalah yang termasuk dalam sistem dan data terkait. Bagi seluruh perubahan yang telah direncanakan dan dilaksanakan, harus tersedia sumber daya yang mengelola, menjadwalkan, mendokumentasikan, dan mengkomunikasikan perubahan ke pihak manajemen dan para pemakai yang memiliki otorisasi.

4.     Integritas (integrity). Pemrosesan sistem bersifat lengkap, akurat, tepat waktu dan diotorisasi. Sebuah sistem dikatakan memiliki integritas apabila dapat melaksanakan fungsi yang diperuntukkan bagi sistem tersebut secara keseluruhan dan bebas dari manipulasi sistem, baik yang tidak diotorisasi maupun yang tidak disengaja.

Bagi setiap prinsip keandalan di atas, tiga kriteria berikut ini dikembangkan untuk mengevaluasi pencapaian prinsip-prinsip tersebut, yaitu:

1.     Entitas memiliki tujuan kinerja (performance objective), kebijakan, dan standar yang telah ditetapkan, didokumentasikan, dan dikomunikasikan, dan telah memenuhi tiap prinsip keandalan. Tujuan Kinerja didefinisikan sebagai tujuan umum yang ingin dicapai entitas. Kebijakan adalah peraturan-peraturan yang memberikan arah formal untuk mencapai tujuan, dan mendorong kinerja. Standar merupakan prosedur yang dibutuhkan dalam implementasi, agar sesuai dengan kebijakan.

2.     Entitas menggunakan prosedur, sumber daya manusia, software, data dan infrastruktur untuk mencapai setiap prinsip keandalan, dengan berdasarkan pada kebijakan dan standar yang telah ditetapkan.

3.     Entitas mengawasi sistem dan mengambil tindakan untuk mencapai kesesuaian dengan tujuan, kebijakan, dan standar, untuk setiap prinsip keandalan.

Pengendalian berikut ini sesuai untuk beberapa prinsip keandalan, yaitu: perencanaan strategis dan penganggaran, mengembangkan rencana keandalan sistem, dan melaksanakan dokumentasi.

Ancaman Terhadap Sistem

1.     Salah satu ancaman yang dihadapi perusahaan adalah kehancuran karena bencana alam dan politik, seperti :

§  Kebakaran atau panas yang berlebihan

§  Banjir, gempa bumi

§  Badai angin, dan peran.

2.     Ancaman kedua bagi perusahaan adalah kesalahan pada software dan tidak berfungsinya peralatan, seperti

§  Kesalahan atau terdapat kerusakan pada software,

§  Kegagalan sistem operasi,

§  Gangguan dan fluktuasi listrik.

§  Serta kesalahan pengiriman data yang tidak terdeteksi.

3.     Ancaman ketiga bagi perusahaan adalah tindakan yang tidak disengaja, seperti;

§  Kecelakaan yang disebabkan kecerobohan manusia

§  Kesalahan tidak disengaja karen teledor

§  Kehilangan atau salah meletakkan

§  Kesalahan logika

§  Sistem yang tidak memenuhi kebutuhan perusahaan

4.     Ancaman keempat yang dihadapi perusahaan adalah tindakan disengaja, seperti:

§  Sabotasi

§  Penipuan computer

§  Penggelapan

Beberapa ancaman (threats) lainnya adalah :

1.     Merekrut karyawan yang tidak kualified Hiring of unqualified

2.     Pelanggaran hukum oleh karyawan (Violation of employment law)

3.     Perubahan yang tidak diotorisasi opada file induk pembayaran (master payroll file)

5.     Ketidakakuratan data waktu (Inaccurate time data)

6.     Ketidakakuratan proses pembayaran

7.     Pencurian atau kecurangan pendistribusian pembayaran

8.     Kehilangan atau tidak terotorisasi data pembayaran

9.     Performansi jelek

Mengapa ancaman-ancaman SIA meningkat?

1.     Peningkatan jumlah sistem klien/server memiliki arti bahwa informasi tersedia bagi para pekerja yang tidak baik.

2.     Oleh karena LAN dan sistem klien/server mendistribusikan data ke banyak pemakai, mereka lebih sulit dikendalikan daripada sistem komputer utama yang terpusat.

3.     WAN memberikan pelanggan dan pemasok akses ke sistem dan data mereka satu sama lain, yang menimbulkan kekhawatiran dalam hal kerahasiaan.

Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian terdiri dari faktor-faktor berikut ini :

1.     Komitmen atas integritas dan nilai-nilai etika

2.     Filosofi pihak manajemen dan gaya beroperasi

3.     Struktur organisasional

4.     Badan audit dewan komisaris

5.     Metode untuk memberikan otoritas dan tanggung jawab

6.     Kebijakan dan praktik-praktik dalam sumber daya manusia

7.     Pengaruh-pengaruh eksternal

Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian bertujuan untuk mengarahkan karyawan agar karyawan dapat bertindak sesuai dengan arahan manajer.

Aktivitas yang terkait dengan pelaporan keuangan. Meliputi: Perancangan dokumen yang baik dan penggunaan dokumen bernomor urut tercetak; Pemisahan tugas; Otorisasi atas transaksi; Pengamanan yang memadai; Cek independen atas kinerja rekan sekerja; Penilaian (valuation) atas jumlah yang mesti dicatat yang tepat

Aktivitas yang terkait dengan pemrosesan informasi, meliputi pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Aktivitas ini membantu memastikan reliabilitas dan integritas sistem informasi yang memproses informasi keuangan maupun informasi non keuangan.

Aktivitas pengendalian yang lain yang relevan dengan pelaporan keuangan adalah review atas kinerja, yang meliputi :

1.       Membandingkan anggaran dan nilai aktual

2.       Menganalisis kaitan antar data, melakukan investigasi dan tindakan korektif

3.       Review atas kinerja fungsional atau area tertentu

4.       Aktivitas Pengendalian

Secara umum, prosedur-prosedur pengendalian termasuk dalam satu dari lima kategori berikut ini

1.         Otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai

2.         Pemisahan tugas

3.         Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai

4.         Penjagaan aset dan catatan yang memadai

5.         Pemeriksaan independen atas kinerja

Aktivitas pengendalian dapat berupa:

Pengendalian pengolahan informasi mencakup:

1.       Otorisasi semestinya terhadap transaksi

2.       Dokumen dan catatan

3.       Pengecekan independen

4.       Pemisahan tugas

5.       Pengendalian fisik

6.       Review terhadap kinerja

Pengendalian Umum

1.   PENGENDALIAN ORGANISASI

Organisasi menetapkan hubungan kerja antara karyawan dan unit organisasi. Struktur organisasi dirancang sedemikian rupa sehingga menghasilkan organisasi yang independen. Organisasi yang independen adalah struktur organisasi yang memisahkan wewenang dantanggung jawab sedemikian rupa sehingga fungsi yang tidak kompatibel dipisahkan. Selainmelalui pemisahan tugas, pengendalian juga dicapai dengan monitoring. Dalam sistem manual, karyawan yang menangani aktiva mesti dipisahkan dari karyawanyang memiliki otorisasi untuk melaksanakan suatu transaksi dan karyawan yang bertanggungjawab untuk mencatat transaksi. Sistem informasi memiliki tanggung jawab untuk merekam dan memproses data. Oleh karena itu sistem informasi mesti independen dari semua departemen yang menggunakan data daninformasi tersebut. Departemen pengguna adalah departemen yang memiliki tanggung jawab untuk menginisiasi dan mengotorisasi transaksi. Selain itu, fungsi pengembangan sistemmesti dipisahkan dari sistem pemrosesan transaksi.

2.   PENGENDALIAN DOKUMENTASI

Dokumentasi yang baik berguna untuk efisiensi dalam perbaikan bug sistem, untuk efisiensi dalam pengembangan tambahan aplikasi baru, serta untuk pelatihan karyawan dalam mengenalkan sistem aplikasi.

Dokumentasi yang diperlukan meliputi : Kebijakan terkait dengan sistem, seperti kebijakan pengembangan sistem, kebijakan pengujian sistem, kebijakan operasi computer, dan kebijakan penanganan bencana dan keamanan sistem.

Dokumentasi aplikasi sistem, seperti flowchart, data flow diagram, kode rekening, deskripsi prosedur, prosedur koreksi kesalahan, prosedur pengendalian, deskripsi file (termasuk kamus data), format output sistem, dan deskripsi input output sistem.

3.   PENGENDALIAN AKUNTABILITAS AKTIVA

Sumber daya perusahaan (aktiva) perlu dijaga. Cara menjaga aktiva tersebut antara lain:

a.        Penggunaan buku pembantu dalam catatan akuntansi; Rekonsiliasi (seperti rekonsiliasi kas dan persediaan)

b.       Prosedur acknowledgement sebagai bentuk wujud pertanggungjawaban atas aktiva yang ditangani oleh seseorang atau suatu bagian.

c.        Penggunaan log dan register

d.       Review oleh pihak independent

4.   PENGENDALIAN PRAKTIK MANAJEMEN

Meliputi kebijakan dan praktik sumber daya manusia, komitmen terhadap kompetensi, praktik perencanaan, praktik audit, dan pengendalian pengembangan sistem aplikasi (prosedur perubahan sistem dan prosedur pengembangan sistem baru).

5.   PENGENDALIAN APLIKASI

Pengendalian otorisasi, Pengendalian input, dapat berupa edit test pada saat data diinputkan ke dalam layar komputer (validity check, limit check, field check, relationship check), dapat berupa batch control total (amount control total, hash total dan record count) jika data diinputkan secara batch.

Pengendalian proses, dapat berupa manual cross check dan pengendalian proses yang lain.

Pengendalian output. Output mesti didistribusikan ke pihak yang tepat.

Prosedur-prosedur pengendalian khusus yang digunakan dalam sistem pengendalian internal dan pengendalian manajemen mungkin dikelompokkan menggunakan empat kelompok pengendalian internal berikut ini:

1.       Pengendalian untuk Pencegahan, Pengendalian untuk Pemeriksaan, dan Pengendalian Korektif

2.       Pengendalian umum dan Pengendalian aplikasi

3.       Pengendalian Administrasi dan Pengendalian Akuntansi

4.       Pengendalian Input, proses, dan output.

STRUKTUR PENGENDALIAN INTERNAL

1.       Struktur pengendalian internal menurut COS

2.       Lingkungan Pengendalian Internal

3.       Penaksiran Risiko

4.       Aktivitas Pengendalian

5.       Informasi dan Komunikasi

6.       Monitoring

Lingkungan Pengendalian Internal

Lingkungan pengendalian internal merefleksikan seluruh sikap dan kesadaran dewan direksi, komite audit, manager, pemilik, dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian internalsebuah perusahaan. Lingkungan pengendalian merupakan dasar dari seluruh komponenpengendalian internal yang lain. Lingkungan pengendalian meliputi:

Filosofi manajemen dan gaya operasi. Manajer perlu menjadi contoh perilaku etis denganmentaati kode etik perusahaan. Manajer perlu menyusun kode etik secara formal. Manajermesti menekankan pentingnya pengendalian internal dan memperlakukan setiap personeldengan wajar dengan dengan penuh respek.

Integritas dan nilai-nilai etika. Perilaku etis dan tidak etis manajer dan seluruh karyawan akan berdampak besar terhadap keseluruhan struktur pengendalian internal, menciptakan suasana yang secara signifikan mempengaruhi validitas proses pelaporan keuangan. Manajemen mesti secara proaktif memastikan bahwa semua karyawan benar-benar sadar dengan standard etika perusahaan. Manajemen juga mesti membuat kebijakan yang mendukung karyawan untukmencapai tujuan jangka panjang dan bukan tujuan jangka pendek.

Komitmen terhadap kompetensi. Perusahaan mesti merekrut karyawan yang kompenen dandapat dipercaya yang memiliki inisiatif dan kreativitas untuk bereaksi secara cepat terhadapkondisi bisnis yang dinamis. Perusahaan mesti memilih personil yang memiliki pengetahuandan ketrampilan yang memadai untuk menyelesaikan setiap tanggung jawab yang diberikankepada karyawan tersebut.

Dewan direksi atau komite audit. Dewan direksi semestinya menunjuk komite audit untuk mengawasi praktik dan kebijakan akuntansi dan pelaporan keuangan perusahaan. Komite audit merupakan perantara antara dewan direksi dan auditor internal/eksternal. Struktur organisasi. Struktur organisasi merupakan rerangka hubungan formal antar personilperusahaan untuk mencapai tujuan organsisasi.

Pemberian wewenang dan tanggung jawab. Perusahaan mesti memiliki deskripsi pekerjaanuntuk setiap karyawan. Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab mesti dilakukan dengan baik. Perubahan terhadap sistem informasi mesti dilakukan melalui persetujuantertulis.

Kebijakan dan praktik sumber daya manusia. Setiap karyawan baru mesti dikenalkan denganpengendalian internal, kebijakan etika dan kode etik perusahaan. Perusahaan mesti perdulidengan undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan yang ditetapkan oleh pemerintah. Perusahaan mesti memastikan terwujudnya lingkungan kerja yang aman dan sehat. Perusahaan dapat menyelenggarakan sarana konseling untuk karyawan yang bermasalah. Perusahaan punya prosedur yang baik untuk karyawan yang berhenti bekerja.

Perusahaan menghadapi jenis-jenis ancaman berikut ini :

1.     Strategis — melakukan hal yang salah

2.     Operasional  — melakukan hal yang benar, tetapi dengan cara yang salah

3.     Keuangan — adanya kerugian sumber daya keuangan, pemborosan, pencurian atau pembuatan kewajiban yang tidak tepat

4.     Informasi — menerima informasi yang salah atau tidak relevan, sistem yang tidak andal, dan laporan yang tidak benar atau menyesatkan

Perusahaan yang menerapkan sistem EDI harus mengidentifikasi ancaman-ancaman yang akan dihadapi oleh sistem tersebut, yaitu :

1.     Pemilihan teknologi yang tidak sesuai

2.     Akses sistem yang tidak diotorisasi

3.     Penyadapan transmisi data

4.     Hilangnya integritas data

5.     Transaksi yang tidak lengkap

6.     Kegagalan sistem

7.     Sistem yang tidak kompatibel

Beberapa ancaman menunjukkan resiko yang lebih besar karena probabilitas kemunculannya lebih besar, misalnya :

1.       Perusahaan lebih mungkin menjadi korban penipuan komputer daripada serangan teroris

2.       Resiko dan penyingkapan harus diperhitungkan bersama-sama

PENAKSIRAN RISIKO

Manajemen mesti mengidentifikasi dan menaksir risiko yang relevan yang dapat mencegah perusahaan mencapai tujuan organisasi. Manajer juga mesti menyusun rencana untuk mengelola risiko yang telah diidentifikasi.

1.       Mengidentifikasi risiko internal yang signifikan.

2.       Mengidentifikasi risiko eksternal yang signifikan.

3.       Menyusun analisis risiko.

4.       Manajemen risiko yang relevan.

MONITORING

Tujuan monitoring adalah menaksir kualitas struktur pengendalian internal dari waktu kewaktu melalui aktivitas monitoring. Contoh aktivitas monitoring: supervisi atas aktivitas karyawan dari hari ke hari dan audit atas catatan akuntansi.

PAPARAN RISIKO

Setiap perusahaan menghadapi paparan risiko. Paparan risiko dapat berasal dari pihak internal maupun eksternal perusahaan, seperti dari karyawan, konsumen, hacker, pelaku criminal dan bencana alam.

Tipe risiko :

1.       Kesalahan yang tidak disengaja

2.       Kesalahan yang disengaja

3.       Pencurian aktiva

4.       Menjebol keamanan perusahaan

5.       Tindak kekerasan dan bencana alam

Paparan terhadap risiko dipengaruhi oleh:

1.       Frekuensi kejadian. Contoh: penjualan.

2.       Kerentanan sebuah aktiva. Contoh kas sangat rentan.

3.       Besarnya nilai rupiah.

Masalah yang memperbesar paparan risiko yang dihadapi perusahaan:

1.       Kolusi

2.       Kurangnya penegakan disiplin

3.       Kejahatan computer

Contoh kejahatan komputer:

1.       Pencurian hardware dan software

2.       Penggunaan komputer tanpa otorisasi untuk kepentingan personal

3.       Modifikasi atau penggunaan program untuk melakukan kejahatan

4.       Komputer rentan terhadap tindak kejahatan karena:

5.       Komputer mengakibatkan pemusatan data dan pemrosesan data

6.       Jejak audit dalam lingkungan SIA tidak sejelas dalam lingkungan manual

7.       Komputer powerful tetapi kompleks dan rentan

Dalam menerapkan pengendalian, perusahaan mesti mempertimbangkan manfaat dan biaya untuk menerapkan pengendalian tersebut.

Teknik Pengendalian Sistem

Pengendalian adalah cara, upaya dan alat yang digunakan untuk melindungi perusahaan dari kerugian. Sistem informasi menghadapi banyak resiko dan ancaman, sehingga harus dilindungi. Perlindungan terhadap sistem tidak hanya dilakukan sesaat, tetapi terus menerus, karena serangan terhadap sistem informasi juga dapat terjadi setiap saat.

Menurut Wing wahyu Winarno (2006: 11.10) terdapat beberapa metode pengendalian sistem, antara lain :

1.       Pengendalian Akses

2.       Firewall

3.       Kriptografi

4.       Pembuatan backup

5.       Disaster Recovery Plan

1.    Pengendalian Akses

Pembatasan akses dapat dilakukan secara fisik maupun logik.

a.     Pembatasan secara fisik dilakukan dengan berbagai cara seperti berikut :

§  Peralatan komputer harus diletakan sedemikian rupa sehingga terlihat oleh orang lain.

§  Peralatan komputer harus diletakkan di ruang khusun, terutama untuk komputer yang digunakan untuk keperluan tertentu.

§  Penggunaan kartu juga diperlukan untuk membatasi akses.

b.     Pembatasan secara logik dilakukan dengan berbagai cara seperti berikut :

§  Pembatasan waktu penggunaan

§  Penggunaan user id dan password

§  Penggunaan data biometrik

§  Pemabatasan program aplikasi yang digunakan oleh masing-masing pemakai

§  Pembatasan data yang boleh diakses dan dimodifikasi oleh masing-masing pemakai dan manajemen.

2.   Firewall

Firewall adalah fasilitas perlindungan yang ditetapkan pada sebuah komputer untuk mencegah serangan dari pihak luar. Firewall dapat berupa program dan dapat juga berupa alat. Firewall juga dapat dipasang di komputer pribadi (agar ketika mengakses internet tidak dapat mudah diserang dari luar).

Fungsi firewall adalh mendeteksi komputer dari luar yang akan mengakses fasilitas komputer di dalam perusahaan. Meskipun demikian, firewall tetap tidak dapat menjamin komputer perusahaan terbebas dari serangan pihak luar, karena bagaimanapun juga, firewall adalah sebuah program komputer, firewall yang berupa hardware, dalamnya juga berisi program komputer,

3.   Kriptografi

Kriptografi adalah pengubahan data dengan cara sistematk sehingga tidak  mudah dibaca oleh orang yang tidak berhak. Pada kriptografi pengacakan data dilakukan dengan rumus yang sangat rumit, sehingga sulit dipecahkan dengan cara manual. Dengan digunakannya komputer, kriptografi ini sekarang sudah lebih canggih lagi. Salah satu metode yang banyak digunakan perusahaan dalam mengamankan jaringan komputernya adalah dengan menerapkan SSL (Socket Security Layer) yang sudah mencapai 128 bit. Dengan teknologi ini, bila seseorang akan memecahkan password secara ilegal, diperlukan waktu hingga 128 tahu.

4.   Pembuatan backup

Pembuatan data cadangan (backup) harus dilakukan secara berkala dan rutin. Frekuensi pembuatan data tergantung banyak sedikitnya data. Apabila data tidak begitu banyak, misalnya pada toko penjualan mobil, pembuatan cadangan tiap dua minggu tidak akan menjadi masalah. Pembuatan cadangan pada perusahaan biro perjalanan (yang menjual ratusan tiket pesawat terbang tiap hari), pembuatan banckup data harus dilakukan tiap hari.

Data backup tidak harus disimpan semuanya, tetapi cukup beberapa backup terakhir saja. Misalnya, toko penjual kendaraan yang membuat backup tiap dua minggu, mungkin hanya cukup membuat  backup hingga minggu ke-6 (berarti sudah ada tiga backup). Pada saat memasuki minggu ke-8 (backup ke-4), perusahaan dapat menghapus backup yang pertama. Karena sudah terlalu “tua”, sehingga relatif tidak berguna. Pembuatan backup ini sering disebut dengan metode grandfather – father – son atau kakek – ayah – anak.

5.   Disater Reccovery Plan

Disaster recovery planning (DRP) adalah perencanaan untuk pengelolaan secara rasional dan cost-effective bencana terhadap sistem informasi yang akan dan telah terjadi. Di dalamnya terdapat aspek catastrophe in information systems. Seperti halnya polis asuransi, suatu perencanaan preventif terhadap bencana pada sistem informasi  dan pemulihan pasca bencana yang efektif harus dirasakan manfaatnya walaupun bencana ”tak pernah akan terjadi” justru karena efektivitas sistem informasi tersebut. Namun runtuhnya sistem informasi itu sendiri merupakan bencana, terhentinya kegiatan sehari-hari hari karena kehilangan informasi.

Tujuan disaster recovery planning (DRP) adalah meminimumkan risiko dan optimalisasi kesinambungan entitas dalam menghadapi risiko bencana. Apabila manajemen tak mampu  merumuskan manfaat DRP, atau menyimpulkan bahwa manfaat DRP lebih kecil dari biaya DRP, maka program DRP tak akan dilaksanakan.

DRP merupakan strategi sedia payung sebelum hujan, seringkali upaya dan belanja sumberdaya kecil-kecil berkesinambungan dan tak terasa, dibandingkan besaran bencana. DRP merupakan kesediaan untuk menabung untuk bencana tak terduga.

DRP administrasi dan akuntansi adalah perencanaan penghindaran-pengurangan-pemulihan bencana yang meliputi kegiatan back up data, restorasi data, teknik menjalan kegiatan normal walau sedang mengalami kesusahan-bencana, perlindungan catatan tentang pihak ketiga (hutang-piutang), perlindungan catatan harta, perlindungan LAN, proteksi dan restorasi kerusakan perangkat keras, daftar karyawan kunci untuk DRP, Administrasi DRP, Backup powersource dan daftar perangkat lunak yang dibutuhkan untuk DRP. Diantara itu semua, back up dan restorasi data merupakan hal yang paling penting.

Bencana merupakan  interupsi signifikan  terhadap kesinambungan (going concern) kegiatan operasi sehari-hari yang bersifat normal dan berkesinambungan bagi suatu entitas, yang berpengaruh kepada anggota dalam entitas, pemasok entitas, pelanggan entitas dan berbagai stakeholder yang lain. Bencana tetap merugikan mungkin tak mengganggu going concern atau kontinuitas operasi sehari-hari sering disebut musibah atau kecelakaan.

Bencana dapat berupa (1)fenomena alam seperti banjir, kekeringan, gempa bumi, topan-badai, kebakaran karena alam (gunung meletus, kebakaran hutan musim kemarau, api-gambut abadi, fokus sinar matahari oleh potongan beling disemak belukar); (2)akibat kelalaian manusia seperti kebocoran nuclear plant atau pipa gas, kebakaran karena kelalaian, tumpahan minyak dilaut tak sengaja,arus pendek listrik, penyebaran virus) dan (3) kejahatan seperti sabotase, pembakaran, peledakan, penyebaran virus dan pengrusakan fisik aset. Sebuah bencana banjir dapat menyebabkan kerugian fisik dalam miliar USD. Persentase terbesar bencana mungkin berasal dari api dan air. Bencana air disebabkan hujan, banjir dan angin topan. Administrasi dan akuntansi walaupun misalnya masih terselamatkan, tak mampu mencatat kerugian nonfinansial, seperti kehilangan jiwa dan sanak keluarga, tak mampu mencatat kesedihan, dan tak dapat melaporkan kehilangan sejarah (lokasi restoran, hotel legendaris, dan heritage assets lain)

Berikut ini adalah beberapa contoh upaya penanggulangan terhadap bencana :

1.       Pembuatan backup atas data penting secara berkala dan data cadangan disimpan di tempat yang terpisah (tidak di lokasi perusahaan)

2.       Pelatihan karyawan menghadapi bencana kebakaran dan bencana lain

3.       Memberi tanda. Petunjuk jelas, dan alarm, sehingga mudah bagi karyawan untuk melakukan tindakan penyelamatan

4.       Penyediaan buku petunjuk, buku pedoman, dan pelatihan yang cukup kepada karyawan dan pemakai sistem